Посадова інструкція секретаря-друкарки

1. Загальні положення

1.1. Ця посадова інструкція розроблена на основі тарифно-ква¬ліфікаційної характеристики секретаря-друкарки.

При розробці інструкції враховані рекомендації про організацію охорони праці в загальноосвітніх закладах освіти.

1.2. Секретар-друкарка призначається на посаду і звільняється з неї директором ліцею. На посаду секретаря-друкарки признача¬ються особи, які мають професійно-технічну освіту (без вимог до стажу роботи) чи загальну середню освіту і спеціальну підготовку за встановленою програмою (без вимог до стажу роботи).

1.3. Секретар-друкарка підпорядковується безпосередньо дирек¬тору ліцею «Галицький» ЛМР.

1.4. Секретар-друкарка, згідно кваліфікаційної характеристики Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників виконує технічні функції, що охоплюють забезпечення та обслуговування роботи керівника або його підрозділів. Одержує необхідні керівникові відомості від підрозділів або виконавців, викликає за його дорученням працівників. Організовує телефонні переговори керівника, приймає і передає телефонограми, записує за відсутності керівника прийняті повідомлення і доводить до його відома їх зміст. Здійснює роботи щодо підготовки засідань і нарад, які проводить керівник (збирання необхідних матеріалів, повідомлення учасників про час, місце і порядок денний засідання або наради, ведення реєстрації), веде і оформлює протоколи. 

Забезпечує робоче місце керівника канцелярським приладдям, засобами організаційної техніки, створює сприятливі умови для його ефективної роботи. Передає та приймає інформацію за допомогою приймально-передавальних пристроїв (телекс, факс, комп’ютер тощо). Друкує за вказівкою керівника різні матеріали. Веде діловодство, приймає кореспонденцію, яка надходить на ім’я керівника, здійснює її систематизацію, відповідно до прийнятого порядку і передає після її розгляду керівником до підрозділів або конкретним виконавцям для використання в процесі їх роботи або підготовки відповіді. Стежить за строками виконання доручень керівника, взятих на контроль. 

Приймає документи на підпис керівника. Організовує приймання відвідувачів, сприяє оперативності розгляду заяв і пропозицій працівників. Формує справи відповідно до затвердженої номенклатури, забезпечує їх зберігання і у встановлені строки здає до архіву. Готує документи для тиражування на розмножувальній техніці, а також робить копії документів на персональному ксероксі.

1.5. Під час виконання посадових обов'язків секретар-друкарка ке¬рується Постановами, розпорядженнями, наказами, іншими керівними і нормативними документами, які стосуються діловодства; стандартами уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації; законо¬давством про працю та інструкцією про порядок ведення трудових кни¬жок; правилами орфографії і пунктуації; правилами роботи з оргтехні¬кою та сучасними інформаційними технологіями; правилами і нормами охорони праці, техніки безпеки, виробничої санітарії і протипожежного захисту, а також Статутом і Правилами внут-рішнього трудового розпорядку ліцею «Галицький»  і цією Інструкцією. 

2.  Посадові обов'язки

Секретар-друкарка виконує такі посадові обов'язки:

2.1. Виконує технічні функції щодо забезпечення і обслуго¬вування роботи директора та його заступників.

2.2. Ведення документації.

2.3. Отримує для директора ліцею «Галицький» і його заступників відомості про працівників школи, викликає за дорученням директора праців¬ників закладу та учнів.

2.4. Організовує телефонні переговори директора.

2.5. Приймає і передає телефонограми, записує під час відсут¬ності директора ліцею прийняті повідомлення і доводить їх до його відома.

2.6. Здійснює роботу щодо підготовки загальних зборів праців¬ників ліцею «Галицький», засідань ради, педагогічної ради, а також на¬рад, які проводить директор (збір необхідних матеріалів; по¬відомлення учасників про час, місце, порядок денний наради та їх реєстрацію), за дорученням директора ліцею веде і оформляє про¬токоли засідань і нарад.

2.7. Слідкує за забезпеченням директора ліцею канцелярським приладдям, організаційною технікою, створює умови, які сприяють ефективній роботі директора.

2.8. Передає і приймає інформацію щодо роботи закладу.

2.9.  Друкує за вказівкою директора різні документи і матеріали.

2.10. Веде документацію, оформляє справи відповідно до затвер¬дженої номенклатури, забезпечує їх збереження і у визначені строки здає їх до архіву.

2.11. Приймає кореспонденцію, що надходить на ім'я директора, здійснює її систематизацію відповідно до прийнятого порядку і передає її після розгляду директором за призначенням кон¬кретним виконавцям для використання її в процесі їхньої роботи або підготовки ради, слідкує за термінами виконання доручень ди¬ректора ліцею, взятих на контроль; відсилає кореспонденцію.

2.12. Приймає особисті заяви працівників, учнів та їхніх батьків (осіб, які їх замінюють), документи на підпис директору.

2.13. Організовує прийом відвідувачів, забезпечує оперативність розгляду прохань і пропозицій працівників.

2.14. Здійснює документальне забезпечення кадрової роботи в ліцеї, веде книгу наказів і зберігає її, веде і зберігає журнал обліку руху трудових книжок, зберігає і веде у встановленому порядку трудові книжки працівників.

4. Права

Секретар-друкарка має право:

4.1. Вимагати від працівників ліцею, а в разі необхідності й від адміністрації необхідну інформацію і матеріали, а також пояснення щодо причин затримки виконання доручень, які взяті на контроль.

4.2. Залучати працівників до виконання доручень адміністрації.

4.3. Вимагати від виконавців доопрацювання документів, підго¬товлених з порушенням встановлених правил складання й оформ¬лення документів.

4.4. Візувати проекти документів, пов'язаних з управлінською діяльністю.

4.5. Вносити на розгляд адміністрації пропозиції щодо покращення роботи з документами, удосконалення форм і методів управлінської діяльності з урахуванням застосування організаційної і обчислювальної техніки.

4.6. Вступати у відносини з підрозділами сторонніх установ і організацій для вирішення оперативних питань. 

4.6.  Представляти інтереси ліцею в сторонніх організаціях з питань.

4.7.  На захист професійної честі та гідності.

4.8. Знайомитися зі скаргами та іншими документами, які містять оцін¬ку його діяльності, давати відповідні пояснення.

4.9. Захищати свої інтереси самостійно або через посередника, в тому числі адвоката, у випадку дисциплінарного розслідування.

4.10. На конфіденційність дисциплінарного (службового) розсліду¬вання, за виключенням випадків, передбачених законом.

4.11. Підвищувати свою кваліфікацію.

4.12. Користуватися відпустками, надбавками, різними видами пільг та заохочень, гарантіями та правами,  передбаченими чинним законодавством.

5.  Відповідальність

5.1. За невиконання чи неналежне виконання без поважних при¬чин Статуту і Правил внутрішнього трудового розпорядку ліцею «Галицький», законних розпоряджень директора та інших локальних нор¬мативних актів, посадових обов'язків, встановлених цією Інструк-цією, в тому числі за невикористання наданих прав, секретар-друкарка несе дисциплінарну відповідальність у порядку, визначеному трудовим законодавством.

5.2. За завдані ліцею чи учасникам навчального процесу у зв'яз¬ку з виконанням (невиконанням) своїх посадових обов'язків збитки секретар-друкарка несе матеріальну відповідальність у порядку і в межах, встановлених трудовим і/чи цивільним законодавством.

5.3. За безпечний  та належ¬ний санітарний стан приміщення.

6. Взаємовідносини (зв'язки за посадою)

Секретар-друкарка:

6.1. Працює в режимі ненормованого робочого дня за графіком, складеним виходячи з 40-годинного робочого тижня.

6.2. Взаємодіє в процесі своєї діяльності з педагогічним, адміні¬стративним і обслуговуючим персоналом з питань підготовки і по¬дання необхідної інформації та матеріалів на засідання ради ліцею, педагогічної і учнівської рад, перевірки виконання доручень, наказів і розпоряджень адміністрації, кадрової, фінансово-господарської діяльності ліцею.